كل طلب يذهب إلى مندوبك أو إلى شركة شحن لحظة جاهزيته، وفق المنطقة والوزن والقيمة ونوع الدفع ووقت اليوم. وإذا رفضت شركة الشحن الحجز، ينتقل الطلب إلى بديل من قائمة حددتها أنت بدل أن ينتظر من ينتبه.
تقرأ القاعدة الطلب كما يقرؤه موظف الإرسال عندك: إلى أين يتجه، وكم يزن، وكم قيمته، وهل هو مدفوع مسبقاً أم دفعاً عند الاستلام، ومتى وصل. داخل مناطقك وفي ساعات عملك يذهب إلى مندوبيك، وخارجها إلى شركة الشحن التي كنت ستختارها بنفسك. ويخرج القرار واحداً في التاسعة صباحاً والتاسعة ليلاً.
02
سلسلة بدائل عند رفض الحجز
قد ترفض شركة الشحن الحجز بسبب الوزن أو التغطية أو موعد قطع لم تنتبه له. كل قاعدة تحمل قائمة بدائل مرتبة، فينتقل الحجز المرفوض إلى الشركة التالية من تلقاء نفسه ويواصل حتى تقبله إحداها. وتُسجَّل كل محاولة على الشحنة، فترى من رفض ولماذا قبل أن تتفاوض معه مجدداً.
03
تجربة على شحناتك السابقة
قبل تفعيل القواعد، أعد تمرير شحناتك السابقة عليها واقرأ النتيجة في قائمة واحدة: إلى أين كان سيذهب كل طلب، وأين يختلف ذلك عما فعلته فعلاً، وأي الطلبات لم تكن أي قاعدة ستلتقطها. فتناقش القواعد على طلبات حقيقية، لا في أول صباح تشغيل.
04
قائمة استثناءات وتدخل يدوي باسم صاحبه
الطلب الذي لا تنطبق عليه أي قاعدة، أو الذي استنفد قائمة بدائله، يقع في قائمة الاستثناءات بدل أن يُخمَّن مصيره. ويستطيع موظف الإرسال سحب أي طلب من إسناده ووضعه يدوياً، وتحتفظ الشحنة بالسجلّين معاً: القاعدة التي أسندته والشخص الذي نقله. فإذا وصل طلب إلى المكان الخطأ عرفت هل تصلح قاعدة أم تسأل شخصاً.
ما تتوقف عن فعله
شخص يقرأ كل طلب ويقرر بالنظر من يأخذه.
حجز مرفوض ينتظر في بريد أحدهم حتى يتصل التاجر ليسأل.
إعادة حجز الشحنة نفسها لدى شركة أخرى يدوياً بعد انتهاء الدوام.
ما الذي يقرر ذهاب الطلب إلى مندوبي أم إلى شركة شحن؟
قواعد التوزيع التي تكتبها أنت. تقرأ كل قاعدة منطقة الوجهة والوزن والقيمة المعلنة ونوع الدفع ووقت وصول الطلب، ثم ترسله إلى أسطولك أو إلى شركة شحن محددة. وتُفحص القواعد بالترتيب الذي ترتبها به، وأول قاعدة تنطبق هي التي تقرر.
ماذا يحدث عندما ترفض شركة الشحن الحجز؟
تنتقل الشحنة إلى شركة الشحن التالية في قائمة البدائل الملحقة بالقاعدة، وتواصل الانتقال حتى يُقبل الحجز. وإذا نفدت القائمة وقعت الشحنة في قائمة الاستثناءات أمام موظف الإرسال بدل أن تفشل بصمت. ويُسجَّل كل رفض على الشحنة مع اسم الشركة والسبب.
هل يمكنني تجربة القواعد قبل تفعيلها؟
نعم. تعيد التجربة تمرير شحناتك السابقة على مسودة القواعد وتعرض أين كان سيُسند كل طلب، وأين يختلف ذلك عما حدث فعلاً، وأي الشحنات لم تنطبق عليها أي قاعدة. ولا يُحجز شيء ولا تُراسَل أي شركة شحن أثناء التجربة.
هل ما زال بإمكان موظف الإرسال إسناد الطلب يدوياً؟
نعم. يمكن سحب أي طلب من إسناده ووضعه يدوياً، وتسجل الشحنة من نقله ومتى وإلى أين. القواعد تتولى الحجم الكبير، فيصرف موظفو الإرسال وقتهم على الطلبات التي تحتاج حكماً بشرياً لا على جميعها.
هل يمكن توجيه طلبات الدفع عند الاستلام بشكل مختلف عن المدفوعة مسبقاً؟
نعم. نوع الدفع شرط ضمن القواعد، فيمكن إبقاء طلبات الدفع عند الاستلام مع مندوبيك حيث يدخل المبلغ دفتر عهدة المندوب لحظة تحصيله، بينما تذهب الطلبات المدفوعة مسبقاً إلى شركة شحن. والتقسيم بيدك، قاعدةً بقاعدة.
توقّف عن إسناد الطلبات بالنظر
ابدأ مجاناً، واكتب أول قاعدة، وجرّبها على شحنات الأسبوع الماضي قبل أن يعمل أي شيء فعلياً. أو احجز عرضاً توضيحياً واستعرض يوم الإرسال عندك مع شخص يعرف عمليات التوصيل في المنطقة.
